Οι διενεργούμενοι έλεγχοι στον χώρο των επιχειρήσεων από τους Επιθεωρητές Εργασίας αποτελούν ίσως τον μεγαλύτερο «πονοκέφαλο» για τους εργοδότες. Στο παρόν άρθρο θα προσπαθήσουμε να περιγράψουμε με συντομία το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο και, πιο συγκεκριμένα, να εκθέσουμε τα στοιχεία που θα πρέπει να τηρούνται στον χώρο εργασίας και να επιδεικνύονται από τον εργοδότη ανά πάσα στιγμή στους Επιθεωρητές Εργασίας.
Καταρχάς, στον χώρο εργασίας θα πρέπει να είναι αναρτημένος σε εμφανές σημείο ο ετήσιος πίνακας προσωπικού. Ο αναρτημένος πίνακας δεν περιλαμβάνει τη στήλη των καταβαλλόμενων αποδοχών (άρθρο 16 παρ. 4 του Ν. 2874/2000). Επίσης, στον χώρο όπου αναρτάται ο ετήσιος πίνακας, θα πρέπει να αναρτώνται και οι συμπληρωματικοί πίνακες ωραρίου, στους οποίους θα απεικονίζεται η απασχόληση του προσωπικού κάθε στιγμή της ημέρας, της εβδομάδας ή του μήνα.
Επίσης, στον χώρο εργασίας θα πρέπει να τηρούνται:
– Τα έντυπα ατομικών όρων εργασίας του προσωπικού (κείμενα συμβάσεων ή γνωστοποιήσεων όρων ατομικής σύμβασης),
– Το βιβλίο αδειών,
– Τα εκκαθαριστικά σημειώματα αποδοχών του προσωπικού για το τελευταίο τουλάχιστον τρίμηνο.
Από εκεί και πέρα, ανάλογα με το είδος και την φύση της απασχόλησης, υπάρχουν και περαιτέρω στοιχεία που θα πρέπει να τηρούνται στον χώρο εργασίας. Για παράδειγμα, εάν στον χώρο εργασίας υπάρχουν ανυψωτικά μηχανήματα ή άλλα μηχανήματα έργου, πάνω σε αυτά θα πρέπει να βρίσκονται τα σχετικά πιστοποιητικά ελέγχου, ενώ οι χειριστές ανυψωτικών μηχανημάτων ή άλλων μηχανημάτων έργου θα πρέπει να έχουν μαζί τους την άδεια χειρισμού (άρθρο 24 Ν. 3996/2011). Επίσης, στην περίπτωση οικοδομικών – τεχνικών έργων, θα πρέπει να τηρείται με ευθύνη του εργοδότη το Βιβλίο Ημερησίων Δελτίων Απασχολούμενου Προσωπικού (Β.Η.Δ.Α.Π), το οποίο θα πρέπει να τηρείται στον χώρο του έργου.
Κρίσιμο είναι περαιτέρω να αποσαφηνιστεί και το χρονικό διάστημα στο οποίο εκτείνεται η υποχρέωση του εργοδότη να διατηρεί τα ως άνω στοιχεία και, ως εκ τούτου, να τα επιδεικνύει όποτε του ζητηθεί στις αρμόδιες ελεγκτικές αρχές.
– Οι καταστάσεις (πίνακες) προσωπικού πρέπει να φυλάσσονται επί 10ετία (άρθρο 2 παρ. 2 Ν. 2556/1997).
– Το βιβλίο αδειών θα πρέπει να τηρείται κατά το τρέχον (κάθε φορά) έτος. Ειδικότερα, έχει καταργηθεί η υποχρέωση διατήρησής του για πέντε (5) έτη, ενώ δεν απαιτείται ούτε η θεώρησή του ούτε και η υπογραφή του εργαζομένου σε αυτό.
– Οι συμβάσεις εργασίας, γνωστοποιήσεις και λοιπά έγγραφα των ουσιωδών όρων εργασίας των εργαζομένων, σύμφωνα με το Π.Δ. 156/1994, πρέπει να διατηρούνται επί μία διετία από τη λήξη τους (άρθρο 7 Ν. 3762/2009).
– Τα εκκαθαριστικά σημειώματα αποδοχών και τα αποδεικτικά καταβολής αποδοχών στους μισθωτούς, λόγω του γεγονότος ότι οι μισθολογικές απαιτήσεις των εργαζομένων υπόκεινται σε πενταετή παραγραφή βάσει των άρθρων 250 – 251 ΑΚ, είναι σκόπιμο να διατηρούνται επί 5ετία.
– Το Βιβλίο Ημερήσιων Δελτίων Απασχολούμενου Προσωπικού (Β.Η.Δ.Α.Π) για τα Οικοδομικά/Τεχνικά Έργα φυλάσσεται από τον υπόχρεο για δύο (2) έτη από το πέρας του έργου.
– Για τους εποχιακούς αλλοδαπούς εργαζομένους επιβάλλεται η διατήρηση της συμβάσεως επί πέντε (5) έτη.
Πέραν των ανωτέρω, δεδομένου ότι οι αξιώσεις του ΕΦΚΑ παραγράφονται μετά από 10ετία, κρίνεται σκόπιμη η διατήρηση των ως άνω στοιχείων επί 10 έτη.
*Το γραφείο μας διαθέτει μεγάλη εμπειρία σε πάσης φύσεως ζητήματα εργατικού και κοινωνικοασφαλιστικού δικαίου (απολύσεις, οφειλή δεδουλευμένων αποδοχών, διεκδίκηση υπερωριών και πάσης φύσης εργατικών απαιτήσεων, άκυρη απόλυση, παράσταση σε πάσης φύσεως εργατικές διαφορές, καταμέτρηση ενσήμων, υπολογισμός ποσού σύνταξης, υποβολή αίτησης συνταξιοδότησης, συντάξεις γήρατος, αναπηρίας, θανάτου κ.ο.κ). Για περαιτέρω νομικές συμβουλές ή για την ανάθεση της υπόθεσής σας στο γραφείο μας μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο τηλ. 2313 079293 ή με email στο info@siopi-law.gr. Σημειώνεται ότι απαγορεύεται βάσει Κώδικα περί Δικηγόρων η παροχή νομικών συμβουλών άνευ της ανάλογης αμοιβής (άρθρο 57 Ν. 4194/2013)*
Δάφνη I. Σιώπη
Δικηγόρος LLM
Τσιμισκή 52, Θεσσαλονίκη
Τ. 2313 079293, 6977 568673
Ε. info@siopi-law.gr, dsiopi@siopi-law.gr